Pilvipalvelun tuottajan vaihdos – askeettinen asiakaskokemus vai kutsu kestävään kumppanuuteen?

Ylimääräistä hengenahdistusta ja kammiovärinää potee tänäkin syksynä moni toimitusjohtaja. Edessä on mittava IT-projekti, kun määräaikainen sopimus pilvipalveluiden tuottajan kanssa on umpeutumassa tai nykyisen toimittajan tarjoama palvelu ei enää vastaa yrityksen tarpeita.

Pahalta tuntuu jo pelkkä ajatus palveluntuottajan vaihdoksen aiheuttamasta lisätyöstä ja
-vaivasta. Koko muutoshanke epäilyttää. Hyödyttääkö palveluntuottajan vaihdos oikeasti? Onko tulevaisuus sitten varmasti turvattu, kun liiketoimintakriittiset IT-järjestelmät on saatu siirrettyä uuden pilvipalvelun tuottajan hoiviin?

Vaihtorumba alkaa

Vaihtorumban alkutahtien aikana toimitusjohtaja haravoi mielessään potentiaalisia pilvipalveluiden toimittajia. Löysään hirteen laitetulle nykyiselle palveluntuottajalle on annettu ukaasi hintojen pudottamisesta ja palvelun parantamisesta. Seuraavaksi pyydetään kilpakosijat kylään.

Kutsun saaneissa firmoissa alkaa kuhina. Toimarin audienssille kasataan firman ykkösketju; kalvosulkeisten kokeneimmat konkarit, joilta löytyy senioriteettia ja kovan luokan ATK-osaamista. Sitten slaidit kuntoon, pikkutakit päälle, myyntipöksyt jalkaan ja menoksi.

Toimitusjohtajan perähuoneessa ilma on seuraavat viikot sakeana palveluntoimittajien vakuutteluja omasta erinomaisuudestaan. Kaikki käy. Tarjouskierrokselle kelpuutettu vanha pilvipalvelun tuottajakin herkistyy lupaamaan organisaatiossaan perinpohjaista muutosta ja rosessien viilausta.

Basaari-vaiheessa hinnat putoilevat pilvistä

Sitten päästäänkin alkukarsintoihin toimitusjohtajan valitessa tarjouskierrokselta jatkoon pääsijät. Valittujen keskuudessa suuriin tuuletuksiin ei kuitenkaan ole varaa. Voimia täytyy kerätä hermoja koettelevimpaan vaiheeseen. Alkaa nimittäin basaari aitoon itämaiseen tyyliin asiakkaan vaatiessa tarjoushintojen tarkastamista. Alaspäin.

Kilpailuttaja haluaa hyvää ja halpaa. Ilmainenkin käy. Palvelun tarjoajia tinkimiskierros ei oikein sytytä, hampaita kiristellään; kyllä asiakkaan saama tarjous pitää heti kerrasta olla oikein laskettu. Ei sitä noin vain voi lähteä viilailemaan kajoamatta tarjottavan palvelun tasoon tai muuhun merkittävään asiaan.

Ammattiylpeyttään vaalivan myyntinaisen ja -miehen sielua kirveltää. Onhan se suoranaista asiakkaan aliarviointia, jos pilvipalvelutarjoukseen vain ravistellaan joku satunnainen hinta!

Palveluntuottaja vaihtuu ja asiakkaan euforia haihtuu

Uuden palveluntuottajan valinnan jälkeen päästäänkin käynnistelemään projektia. Valintapäätökseensä tyytyväisen tilaajan euforia alkaa pikkuhiljaa kuitenkin haihtua. Tuskin on muste ehtinyt kuivua sopimuspapereissa, kun uuden yhteistyökumppanin aikataulut jo paukkuvat eikä muukaan tekeminen ole ihan balanssissa ykkösketjun myyntipuheiden kanssa.

Niistä kun jäi vahvasti mielikuva, että uuden pilvipalvelutuottajan tiimi ymmärtää briljantisti ATK-asioita ja hoitaa homman tyylikkäästi kotiin. Projektityömaalla hääri kuitenkin junnusarjasta kasattu neloskentän ketju. Eivät ikinä ole edes kuulleet ATK-lyhenteistä. Tuskastunut toimari tutkii sopimuspapereita. No – ihan kaikkeahan sinne ei niin yksityiskohtaisesti tullut kirjattua.

Ensi kerralla ykkösketjukin mukaan pilvipalvelutalkoisiin

Sopimusklausuulit paljastavat, että pieni skarppaus sopimusehtoihin olisi jälkikäteen arvioituna säästänyt monelta viivästykseltä, vaivalta ja väärinymmärryksiltä. Käyttöönotto olisi heti starttivaiheesta saatu oikeille raiteilleen, jos myös se ATK:sta osuvasti ja vakuuttavasti artikuloinut ykkösketjulainen olisi nimetty projektiin tekniseksi asiantuntijaksi.

Ahdistunut toimari lupaakin pyhästi itselleen, että näistä virheistä otetaan varmasti opiksi, kun pilvipalvelujen tuottaja sitten hamassa tulevaisuudessa seuraavan kerran laitetaan vaihtoon. Osataan sitten vaatia projektitiimiin sitä kuuluisaa pelisilmää ja kokemusta. Sujuu varmasti se kommunikointikin ilman kielimuureja, kun tiimissä osataan puhua ATK:ta.

Vahingosta jos toisestakin nyt viisastuneena ymmärretään jatkossa hakea kymmenien käyttöönottoprojektien koulimaa palveluntuottajaa, joka ennen tarjouksen naputtelemista malttaa käydä myös kurkistamassa asiakasyrityksen konepellin alle. Projektiahdistusta potevan toimitusjohtajan paras kumppani on pilvipalvelutoimittaja, joka tiheässä teknologiaviidakossa näkee myös metsän puilta.

 
Vallila Interior siirtyi sujuvasti Evercloudiin

 

Tutustu Evercloud-pilvipalvelun turvalliseen ja maksuttomaan käyttöönottoon


Sanomanvälitysohjelmistoista ja pilvi-integraatioista vastaavana asiantuntijana Jopilla on laaja, vuosikymmenien mittainen kokemus haastavista ja asiakaslähtöisesti toteutetuista IT-projekteista ja -ratkaisuista sekä erilaisista ATK-hankkeista. Hän on vienyt maaliin mm. ohjelmistojen käyttöönottoprojekteja sekä pilvijulkaisujen (SaaS) tai ICT -palvelukokonaisuuksien ulkoistamishankkeita. Lisäksi Jopilla vuosien kokemus työskentelystä asiakasorganisaatioissa.

Jopi Parviainen

Toimitusjohtaja, partneri

jopi.parviainen@evertech.fi+358 40 7499 782